Willkommen in Monsum. Die folgenden Schritte sollten zu Beginn durchlaufen werden, um einen ersten Überblick zu erhalten.

 

Stammdaten und Grundeinstellungen eingeben 

Firmendaten eintragen

⇨ Konto-Einstellungen ⇨ Einstellungen ⇨ Stammdaten 

Der erste Schritt, um Monsum einzurichten, ist die Eingabe der persönlichen Daten Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Person (Stammdaten). Geben Sie hier z.B. Ihre Anschrift, Kontaktdaten sowie USt. - IdNr. an. Auch das eigene Firmenlogo kann hier hochgeladen werden.

 

Grundeinstellungen festlegen

⇨ Konto-Einstellungen ⇨ Einstellungen ⇨ Grundeinstellungen

 

Hier können Sie die Standardeingaben zum Unternehmen eintragen. Dazu gehören der MwSt.-Satz, das Standard Zahlungsziel und die Rücklastschriftgebühr. Weiter unten können Sie Ihre Nummernkreise nach dem gewünschten Format anpassen. Sie können sowohl einem Präfix und/oder Suffix festzulegen, als auch Platzhalter bei den Rechnungsnummern verwenden.

 

Der letzte Punkt in den Grundeinstellungen ermöglicht Ihnen einen Kontenrahmen für einen DATEV-Export einzustellen. In Monsum ist standardmäßig SKR03 vordefiniert. Sie können jedoch zwischen SKR03, SKR04 und einem individuellen Kontenrahmen wählen.

 

Checkliste ☐ Kleinunternehmer? ☐ MwSt. Satz eingetragen? ☐ Standard-Zahlungsziel definiert? ☐ Nummernkreise eingerichtet? ☐ Kontenrahmen festgelegt?

 

E-Mail Versandoptionen angeben

⇨ Konto-Einstellungen ⇨ Einstellungen ⇨ Grundeinstellungen ⇨ E-Mail Versand

 

Geben Sie Ihren Absendernamen und eine Antwort-Adresse an.

Sollten Sie einen eigenen SMTP-Server nutzen tragen Sie bitte die Daten hier ein. Es wird empfohlen die Verbindung anschließend zu testen.

Checkliste ☐ Absendenamen und Antwortadresse festgelegt? ☐ Eigenen SMTP Server hinterlegt?

 

API Key

 

Rechnungsdaten

Standardtexte für Dokumente festlegen

 

Dokumenten-Vorlagen erstellen

⇨ Konto-Einstellungen ⇨ Einstellungen ⇨ Kommunikation⇨ Dokumenten-Vorlagen

 

Neben den von Monsum mitgelieferten Rechnungsvorlagen haben Sie hier die Möglichkeit eigene Rechnungsvorlagen mittels des Vorlageneditors zu erstellen.

Klicken Sie hierfür auf ‘Neue Vorlage’, um den Editor zu öffnen und eine neue Vorlage zu erstellen. Bitte beachten Sie, dass Sie eine neu erstellte Vorlage als Standard-Vorlage festlegen müssen, sodass diese bei der Rechnungserstellung verwendet wird.

 

 

Mahnwesen einstellen

⇨ Konto-Einstellungen ⇨ Einstellungen ⇨ Kommunikation ⇨ Mahnwesen

 

Wenn Sie wünschen, übernimmt Monsum die Erstellung und den Versand von Mahnungen für Sie. Hier können Sie festlegen, nach wie vielen Tagen die jeweiligen Mahnungen verschickt werden und welche Mahngebühr jeweils anfallen soll. Hierbei ist zu beachten, dass die Fristen jeweils vom Fälligkeitsdatum der Ursprungsrechnung aus berechnet werden. Die Fristen werden nicht addiert. D.h. um z.B. eine Mahnung alle 2 Wochen zu versenden müssten Sie als Fristen 14/28/42/56 nicht 14/14/14/14 eintragen. Auch Gebühren sind nicht additiv und jede neue Mahnung erhält eine eigene Gebühr. Natürlich können Sie die Texte auch nach Wunsch anpassen und anschließend ggf. auf den Standardtext wieder zurücksetzen. Mehr Informationen finden Sie hier.

 

Checkliste ☐ Mahntexte angepasst? ☐ Mahngebühren und -fristen eingetragen?

 

 

Produkte

 

Produkt anlegen

Sie gelangen zur Produktliste, indem Sie in er Navigationsleiste auf Produkt klicken.

Klicken Sie auf ‘Neues Produkt’. Hier können Sie nun die Details zum neuen Produkt eintragen. Neben dem Titel, der Beschreibung und dem Preis können Sie auch angeben, ob das Produkt mehrfach gebucht werden kann. In den Abo-Einstellungen können Sie ein Abo-Intervall, die Wiederholungsanzahl und die jeweiligen Laufzeiten festlegen. Die URL-Einstellungen erlauben Ihnen Links anzugeben, zu denen der Kunde nach einer Erfolgreichen Buchung bzw. nach einem Bestellabbruch weitergeleitet wird.

 

 

 

Zahlungsarten einrichten

⇨ Konto-Einstellungen ⇨ Einstellungen ⇨ Bezahlung ⇨ Grundeinstellungen

 

Monsum ermöglicht Ihnen sowohl interne als auch externe Zahlungsmethoden anzubieten.

 

Interne Zahlungsmethoden einrichten

Hier können Sie die Zahlung per Rechnung und manuelle SEPA-Lastschrift aktivieren. Bei der Zahlung per Rechnung erhält der Kunde nach Bestellung und anschließend bei jeder weiteren Zahlung eine Rechnung die er per Überweisung begleicht. Bei der SEPA-Lastschrift gibt der Kunde seine Bankdaten an und Sie können diese anschließend für die Lastschrift über die Exportfunktion von Monsum herunterladen (Konto-Einstellungen/Import & Export). Dabei kann für fällige Rechnungen eine Sammel-Lastschrift-Datei heruntergeladen werden. Als Dateiformat steht Ihnen Sepa XML zur Verfügung.

 

Externe Zahlungsmethode einrichten

Zudem haben Sie die Möglichkeit Monsum zusammen mit einem externen Payment Gateway zu nutzen.

Sobald Sie einen Vertrag mit einem der unterstützen Anbieter haben, können Sie eine Verbindung zu Monsum herstellen.

 

Um die Verbindung zu dem jeweiligen PSP zu testen, sollten die Testkeys eingetragen werden und Testbuchungen durchgeführt werden.

 

Nach erfolgreicher Durchführung der oben aufgeführten Schritte können Sie Ihren Account live schalten.

 

Folgende Payment-Service-Provider können Sie anbinden:

• PayPal
• Adyen
• Stripe
• Unzer

 

Kommunikation

E-Mail Texte bearbeiten und aktivieren

⇨ Konto-Einstellungen ⇨ Einstellungen ⇨ Kommunikation ⇨ E-Mail Texte

 

Monsum kann in vielen verschiedenen Situationen automatisch E-Mails an Ihre Kunden verschicken. Hier können Sie festlegen welche E-Mail Texte verschickt werden sollen. Klicken Sie auf den Ein/Aus-Schalter, falls Sie einen Text deaktivieren möchten. Um einen Standard-Text anzupassen klicken Sie auf das + Symbol. Sie haben auch die Möglichkeit Platzhalter für dynamische Inhalte zu verwenden. Welche Platzhalter verwendet werden können, entnehmen Sie bitte der entsprechenden Dokumentation. Sollten Sie doch wieder den Standardtext wünschen können Sie diesen auch in dem Fenster wiederherstellen. Klicken Sie unbedingt, ob Sie Anpassungen vorgenommen haben oder nicht, auf Speichern unten rechts.

 

Mehr Informationen zum Mailversand finden Sie unter Automatische E-Mails.

 

Checkliste

☐ Gewünschte E-Mails aktiviert?

☐ E-Mail Texte angepasst?

☐ E-Mail Texte unabhängig von Veränderungen abgespeichert?

 

Hosted Pages

⇨ Konto-Einstellungen ⇨ Einstellungen ⇨ Kommunikation ⇨ Hosted Pages

 

Hier finden Sie fertige Buchungsformulare und andere Seiten, die Sie verwenden können. Die Beispiel-Links zeigen Ihnen, wie die jeweiligen Hosted Pages von Ihren Kunden gesehen werden. Weiter haben Sie die Möglichkeiten die Standardformulare nach Wunsch anzupassen oder sogar komplett neu zu gestalten.

Detaillierte Informationen zu den Hosted-Pages finden Sie hier.

 

Checkliste

☐ CSS und Favicon angepasst?

☐ Gewünschte Eingabefelder ausgewählt?

☐ Externe Dokumente verlinkt?

 

Testlauf

Zuletzt  empfehlen wir das eingerichtete System zu testen, bevor Sie das System live schalten lassen.

Führen Sie Buchungen für Abonnements durch und experimentieren Sie mit allen möglichen Parametern.

Wir haben zu jederzeit die Möglichkeit etwaige Testdaten auf Wunsch zu entfernen.